
コールセンターが一次窓口となり、他部門との連携が必要になる場合、引き継ぐコール履歴には高い精度が要求される。アイテック阪神は、履歴を適切な形で残すシステムを構築。品質指標として“ミス率”を測定し、コミュニケータごとに徹底指導することで、ミス発生を大幅に削減した。
(1)コール分類を判別しやすく整理
顧客属性を大分類とし、中分類に要件、小分類に詳細内容と、項目を整理したことで誰でもコールを正確に分類できるようにする。
(2)履歴テンプレートを用意
分類選択を終えると適切な履歴テンプレートを提示。コミュニケータが文言を修正するだけで、平準化した履歴文章が残るようになった。記載モレや説明不足など“相手に意図が伝わらない”状況を排除。
(3)ミスの内容を明確化しKPI測定
ミスの内容を分類し、致命的ミスを明確化、KPIとして測定する。コミュニケータごとに弱点を見極めて徹底指導、再度のミスを防止する。インセンティブ制度によるモチベーション向上策も採用。ミスの少なかったコミュニケータを表彰している。